Microsoft 365 Word 开始支持 SharePoint 电子签名功能

微软近日宣布，将于今年内为使用Microsoft 365的Word用户推出一项极具便利性的新功能。这家位于雷德蒙德的科技巨头表示，用户现在可以直接在Microsoft Word中使用SharePoint的原生电子签名服务。

该新功能允许用户在无需将文档转换为PDF格式或离开Word界面即可请求电子签名，从而显著提升工作流程效率。

微软对电子签名的整合还允许用户创建电子签名模板，这将加速文档审批流程、消除物理签名步骤，并在Microsoft 365环境中提升合规性和安全性。

这一变化有望显著提升那些在工作中需要在文档中添加大量签名用户的体验，因为他们无需再从Word导出PDF文件并在Word外部应用签名。值得强调的是，该功能为原生集成，而非扩展程序。

微软此举颇具巧思。若企业此前依赖第三方工具进行文档签名，如今可直接在Word中完成，无需再使用这些工具。这不仅减少了对其他工具的依赖，还使微软产品在与Google Workspace等办公套件的竞争中更具优势。

简洁、安全且符合规范

新的电子签名功能与Word深度集成。用户可无缝在文档中插入签名字段并请求他人签名，全程无需离开Word界面。该功能可在Word的“插入”选项卡中访问。

当您从 Word 向他人发送签名请求时，收件人将收到一份自动生成的 Word 文档 PDF 版本以供签名。签名后的 PDF 文件将与原始 Word 文件保存在同一 SharePoint 位置。为确保端到端安全性和合规性，该文档始终不会离开 Microsoft 365 信任边界。

对于需要重复签名流程的用户，此集成允许您将 Word 文档转换为电子签名模板，以便重复使用。

微软还内置了审计跟踪和通知功能。发送者和签名者将在整个签名过程中收到电子邮件通知。此外，您可以在签名后的 PDF 中查看活动历史记录（审计跟踪），以查看谁在何时签名。

最后，微软表示，管理员可控制该功能在组织内Word中的使用方式。他们可通过Office组策略为特定用户启用该功能，或将其限制在特定SharePoint站点。该公司称，SharePoint电子签名还允许管理员在Purview审计日志中记录活动。

微软提到的关键安全措施之一是Microsoft 365信任边界。通过将文档保存在此边界内，微软确保所有组织均可安全使用该功能。

自动生成PDF的功能对用户而言是一大福音，因为它省去了手动创建PDF的步骤。尽管创建PDF并不复杂，但可能耗时较长。

电子签名功能对依赖数字签名的组织而言堪称三赢方案。它不仅能加速流程并确保安全，还内置跟踪等功能，使其真正实用且全面。

您的组织何时及如何获取该功能

SharePoint 电子签名功能已开始在美国、加拿大、英国、欧洲和澳大利亚-太平洋地区的 M365 测试版和当前通道中的 Word 中推出。此阶段的推出预计将于七月初完成。

其他地区的人员也将获得这一节省时间的功能，但并非所有人能立即获得，不过微软承诺将在年底前覆盖所有人。

要使用该功能，需由管理员启用。若您是需要启用该功能的管理员，只需进入 M365 管理中心启用 SharePoint 电子签名，并确保勾选 Word 选项。启用服务后，需应用“允许使用 SharePoint 电子签名进行 Microsoft Word 操作”策略。该策略可通过 Intune、组策略管理器或 Microsoft 365 云策略服务启用。

假设管理员已授予使用该功能的权限，用户即可通过 Microsoft 365 当前通道或 Beta 通道在 Word 桌面版中访问 SharePoint 电子签名。

主要注意事项包括：该功能的推出是分阶段进行的，因此您可能无法立即获得，且需要 IT 管理员启用该功能——在这种情况下，该功能可能永远不会被启用。

总体而言，该功能将为频繁签署文档的用户带来显著时间节省。这对微软也有利，因为它能增强组织对Word的依赖性。